Biuletyn Informacji Publicznej
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie

Sygnaliści

            Procedura zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów

 

I.     Informacje ogólne

Od 25 grudnia 2024 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie realizuje, określone w  ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych o naruszenia prawa.

„Zgłoszenia zewnętrznego” może dokonać „sygnalista”. Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłosi lub ujawni publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w dziedzinach określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności wymienione w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgłoszenie zewnętrzne zostanie rozpatrzone w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Rzeszowie, jeżeli będzie dotyczyć dziedziny należącej do zakresu działania Sądu. W innym przypadku zostanie przekazane innemu właściwemu organowi (art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów), chyba że nie będzie spełniać wymagań określonych w ustawie. Dziedziny prawa objęte ustawą o ochronie sygnalistów zostały wymienione w art. 3 ust. 1 ustawy.

Zgłoszenia będą przyjmowane tylko poprzez dedykowane kanały komunikacji.

Zgłoszenia można dokonać pisemnie lub ustnie.

Zgłoszenia pisemnego (w formie papierowej lub elektronicznie) należy dokonać z wykorzystaniem Karty zgłoszenia zewnętrznego (patrz: załącznik do pobrania).

Zgłoszenia ustnego można dokonać osobiście podczas umówionego spotkania lub podczas rozmowy telefonicznej (połączenie za pośrednictwem Wydziału Informacji Sądowej).

 UWAGA: Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane. 

Przesyłanie sygnaliście informacji, zawiadomień, zaświadczeń i innych dokumentów będzie możliwe tylko w razie podania adresu do kontaktu.

 

II.    Informacje szczegółowe

1. Kanały komunikacji

Zgłoszenie elektroniczne należy skierować na adres:  sygnalista@rzeszow.wsa.gov.pl (obsługiwany przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniu prawa) lub na adres sekretariat@rzeszow.wsa.gov.pl, jeżeli ma być skierowane bezpośrednio do Prezesa Sądu (także obsługiwany przez osobę upoważnioną).

Zgłoszenie w postaci papierowej można złożyć w Biurze Podawczym Sądu albo przesłać do Sądu za pośrednictwem operatora pocztowego lub innego dostawcy przesyłek, na adres: ul. J. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów.

Ustne zgłoszenie podlegać będzie wpisaniu do  protokołu (rozmowy lub spotkania) sporządzonego z wykorzystaniem Karty zgłoszenia zewnętrznego.  Ustny wniosek sygnalisty o zorganizowanie bezpośredniego spotkania w celu dokonania zgłoszenia zewnętrznego powinien zawierać wskazanie, że dotyczy chęci dokonania zgłoszenia o naruszeniu prawa, o którym mowa w ustawie o ochronie sygnalistów.

UWAGA: ze względu na szczególny obieg korespondencji w Sądzie, w tym rejestrację wszelkiej korespondencji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, dla zapewnienia pełnej poufności danych zaleca się, aby zgłoszenie pisemne było skierowane wyłącznie do właściwego adresata i na właściwy adres, a ponadto było opatrzone adnotacją, że stanowi zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów  (np. dopisek „Zgłoszenie sygnalisty” lub inny równoważny), a ponadto może być zamieszczone w kopercie (lub innym podobnym opakowaniu), w której Karta zgłoszenia zewnętrznego będzie umieszczona w dodatkowej kopercie.

W ustnym zgłoszeniu należy zaznaczyć, że dotyczy ono materii podlegającej ustawie o ochronie sygnalistów.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Status sygnalisty uzyskuje się w momencie złożenia zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Potwierdzenie przez Sąd przyjęcia zgłoszenia nie ma wpływu na uzyskanie tego statusu.

Ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów nie można się zrzec. Nie można też przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia (za wyjątkiem odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji).

Warunkiem uzyskania ochrony jest działanie sygnalisty z dobrej wierze (tj. podjęcia działania motywowanego posiadaniem uzasadnionej podstawy, aby sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa).

Sygnalista może ubiegać się o wydanie przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych zaświadczenia potwierdzającego podleganie ochronie prawnej określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Działanie w złej wierze (wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło) może stanowić jednak podstawę odpowiedzialności karnej określonej w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

3. Tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym

Zgłoszenie podlega wstępnej weryfikacji pod kątem spełnienia wymagań określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, w szczególności ocenie, czy dotyczy informacji o naruszeniu prawa i jakiej dziedziny, w tym dziedziny należącej do zakresu działania Sądu, a w przeciwnym razie ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierać braki uniemożliwiające nadanie mu prawidłowego biegu, sygnalista może zostać wezwany do jego uzupełnienia, poprawienia lub sprostowania w wyznaczonym terminie, chyba że sprzeciwił się przesłaniu takich danych albo istnieją uzasadnione podstawy, aby sądzić, że ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości.

Jeżeli zgłoszenie nie będzie mogło zostać rozpoznane, w tym wskutek nieuzupełnienia braków uniemożliwiających nadanie zgłoszeniu dalszego biegu, zostanie pozostawione bez rozpatrzenia.

Jeżeli zgłoszenie zostanie przyjęte i będzie dotyczyć naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Sądu, zostanie rozpatrzone.

Jeżeli  zgłoszenie nie będzie należeć do zakresu działania Sądu podlegać będzie przekazaniu do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Jeżeli zgłoszenie nie będzie dotyczyć informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, Sąd odstąpi od jego rozpatrzenia lub przekazania.

Zgłoszenie zewnętrzne podlega zewidencjonowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

 4. Termin przekazania informacji zwrotnej

W terminie do 7 dni od przyjęcia zgłoszenia sygnaliście zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna, zawierająca  informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań, zostanie przekazana w terminie do 3 miesięcy od wpływu zgłoszenia. Jeżeli działania następcze nie będą mogły być w tym terminie zakończone, sygnalista zostanie o tym powiadomiony o poinformowany o nowym terminie rozpatrzenia zgłoszenia, nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Sygnalistę informuje się także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających.

Kontakt z sygnalistą będzie realizowany przez wybrany przez niego kanał komunikacji, chyba że okaże się to niemożliwe z przyczyn technicznych.

5. Zasady poufności

Zgłoszenie zewnętrzne składa się poprzez dedykowany kanał komunikacji, który jest obsługiwany przez upoważnioną osobę.

Dostęp do rejestru zgłoszeń zewnętrznych podlega ograniczeniu. Przechowuje się go w sposób zapewniający poufność danych.

Danych związanych ze zgłoszeniem nie archiwizuje się. Podlegają one usunięciu na zasadach i w terminach określonych w przepisach art. 8 i 46 ustawy o ochronie sygnalistów. Po zakończeniu każdego roku dokonuje się przeglądu zgromadzonych danych w celu ustalenia upływu okresu ich przechowywania.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania podlegają niezwłocznemu usunięciu.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, za wyjątkiem przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. UWAGA: przed ujawnieniem danych osobowych Sąd jest obowiązany powiadomić sygnalistę o tym zamiarze i wyjaśnić powody ujawnienia, za wyjątkiem przypadku, gdyby takie ujawnienie mogło zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

Przy rozpatrywaniu zgłoszenia obowiązują zasady przetwarzania danych określonych w RODO, w szczególności określone w art. 5, w tym zasada minimalizacji przetwarzanych danych.

Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Danych osobowych nie przetwarza się dłużej, niż przez czas określony w przepisach art. 8 i 48 ustawy o ochronie sygnalistów, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 10 tej ustawy.

Wobec wszystkich podmiotów danych realizowane będą obowiązki informacyjne określone w przepisach art. 13 i art.14 RODO, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów.

7. Charakter działań następczych

Działania następcze mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, wyjaśnienie okoliczności, w których doszło lub może dojść do naruszenia prawa w opisanych w zgłoszeniu okolicznościach, jakie przepisy zostały lub mogą zostać naruszone, jakich postępowań dotyczą lub z jakiego rodzaju odpowiedzialnością w świetle prawa krajowego się wiążą lub mogą wiązać, a także jakie czynności należy podjąć, aby przeciwdziałać naruszeniu prawa albo jakie postępowania prawne należy zainicjować.

W toku działań następczych dąży się do wyjaśnienia okoliczności związanych z informacjami o naruszeniu prawa oraz pozyskania informacji i dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozpoznania zgłoszenia.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Wobec sygnalisty nie można podejmować działań odwetowych, w szczególności określonych w art. 12 ust. 1 i 2 lub art. 13 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Sygnalista może ubiegać się o wydanie przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych zaświadczenia potwierdzającego podleganie ochronie prawnej określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

Nie przewiduje się udzielania poufnych porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego. Informacji takich można poszukiwać w publicznie dostępnych źródłach.

9. Warunki korzystania przez sygnalistę z ochrony za naruszenie poufności

Naruszenie poufności dotyczy działań sygnalisty, które mogą wyczerpywać znamiona zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty (w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa), pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalisty może on wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów nie można się zrzec. Nie można też przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia (za wyjątkiem odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji).

10. Pierwszeństwo trybu zgłoszenia

Zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 10 i art. 25 ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów podstawowym trybem zgłaszania naruszeń powinno być zgłoszenie wewnętrzne, przed zgłoszeniem zewnętrznym i ujawnieniem publicznym, w szczególności gdy istnieje możliwość skutecznego zaradzenia naruszenia prawa w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskich

Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskim można realizować na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 lipca 1987 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich (tekst ustawy dostępny na stronie internetowej Sejmu RP „isap.sejm.gov.pl”).

Rzecznik Praw Obywatelskich realizuje swoje zadania przy pomocy Biura Rzecznika Praw Obywatelskich.

Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskim jest możliwy:

- pisemnie, na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;

- internetowo: poprzez formularz internetowy (https://bip.brpo.gov.pl/wniosek/index.php?lang=pl), albo zgłoszenie przesłane na elektroniczną skrzynkę podawczą (/RPO/SkrytkaESP), albo kontakt e.mailowy z pracownikami Biura RPO (biurorzecznika@brpo.gov.pl)

- osobiście w Biurze RPO lub poprzez infolinię.

Szczegółowe dane są dostępne na stronie internetowej https://bip.brpo.gov.pl/pl.